做活動(dòng)的你知道嗎?活動(dòng)策劃必須要考慮的6個(gè)問(wèn)題，讓你原來(lái)做一場(chǎng)活動(dòng)可以這么簡(jiǎn)單!
1、要組織一個(gè)什么樣的活動(dòng)
活動(dòng)有多種類型，單會(huì)議就有座談會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)研討會(huì)等很多種，活動(dòng)組織者必須預(yù)先明確主題，相關(guān)的準(zhǔn)備工作才可能目標(biāo)明確、有的放矢
同時(shí)，被通知的參加者也就能有所準(zhǔn)備。否則如果大家到場(chǎng)時(shí)都懷著不同的期望和心態(tài)，就往往會(huì)聽(tīng)到類似這樣的抱怨:我原以為這只是個(gè)報(bào)告會(huì)，沒(méi)想到我們要參與討論和決策"很顯然，預(yù)先明確主題是成功籌備和實(shí)施一項(xiàng)活動(dòng)的前提。
2、活動(dòng)要達(dá)到什么目的
開(kāi)始著手策劃活動(dòng)之前，仍需要檢討的問(wèn)題就是，這次活動(dòng)是否的確需要舉辦。因?yàn)橐淮位顒?dòng)牽扯人眾多，時(shí)間成本和物力都很高。如果能有其他更有效的方式，就不要興師動(dòng)眾。
一旦決定活動(dòng)確實(shí)要搞，就要向共同參與策劃者明確這個(gè)活動(dòng)要達(dá)到的目的和效果。活動(dòng)的目標(biāo)必須有意義，比如說(shuō)，推出一種新產(chǎn)品、獎(jiǎng)勵(lì)業(yè)績(jī)優(yōu)秀的員工或就一個(gè)問(wèn)題展開(kāi)討論等。
3、成立活動(dòng)籌辦小組
小的活動(dòng)一兩個(gè)人就能應(yīng)付，規(guī)模稍大的活動(dòng)通常都需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)合作操辦，設(shè)立活動(dòng)籌辦小組的時(shí)候應(yīng)盡量使成員的技能與他們的責(zé)任范圍相匹配。給大家做一個(gè)有關(guān)項(xiàng)目管理的介紹，并明確分工和配合把大家團(tuán)結(jié)起來(lái)，共同努力，才能夠把事情做好。
4、明確要邀請(qǐng)的參與者
活動(dòng)多種多樣，參與者也就千差萬(wàn)別，活動(dòng)策劃者要確保參加活動(dòng)的都是應(yīng)該來(lái)的人。作為活動(dòng)組織者在制訂客人名單時(shí)需要對(duì)以下幾個(gè)問(wèn)題有深入的考慮。
此次活動(dòng)的目標(biāo)參與者是誰(shuí)?為什么邀請(qǐng)這些人?一定需要誰(shuí)來(lái)參加呢?如果想使這次活動(dòng)引起媒體的關(guān)注，是否應(yīng)該邀請(qǐng)多少記者。
5、明確活動(dòng)時(shí)間
要讓活動(dòng)獲得成功，一個(gè)重要條件是挑選一個(gè)好日子。在選定活動(dòng)日期時(shí)，除了保證這個(gè)時(shí)間能按照既定目標(biāo)達(dá)到效果之外，還需考慮其他相關(guān)因素
策劃者要仔細(xì)考慮計(jì)劃舉辦活動(dòng)的日期。如“8”“18等，是"發(fā)"和"要發(fā)"的諧音。計(jì)劃的活動(dòng)時(shí)間最好不要和任何長(zhǎng)假或慶祝活動(dòng)時(shí)間相沖突。
6、明確活動(dòng)地點(diǎn)
活動(dòng)組織者開(kāi)始策劃時(shí)，要對(duì)活動(dòng)全面規(guī)劃，可以先列出對(duì)場(chǎng)地的要求，參照自己列出的要求尋找場(chǎng)地。
當(dāng)然，如果自己所在的單位能滿足活動(dòng)對(duì)場(chǎng)地的需求那就最合適不過(guò)了。一般情況下，酒店和會(huì)展中心是活動(dòng)時(shí)優(yōu)先考慮的場(chǎng)所。酒店和會(huì)展中心之間的差別將會(huì)影響到活動(dòng)策劃者的預(yù)算。